EINEN GUTEN VERTRAG FÜR EINE HOCHZEIT AUSARBEITEN

Für einen Hochzeitsfotojournalisten ist der Kundenvertrag Kern des Geschäfts. Ein guter Vertrag ist also entscheidend für Ihr Geschäft. Wie gut ist Ihr Vertrag?

Die schriftliche Übereinkunft zwischen Ihnen und Ihrem Kunden dient vielen Alltagsangelegenheiten. Von der Festlegung der von ihnen geleisteten Dienste und den erwarteten Ergebnissen, bis zur Festlegung der Grundregeln und der Einschränkungen für die Verwendung der Bilder durch Sie, nach dem Sie sie dem Brautpaar übergeben haben. Ein guter Vertrag sollte Sie jedoch auch vor Haftungsansprüchen schützen, die durch unvorhergesehene Ereignisse und Umstände entstehen können. Dieser Teil ist wie eine Versicherungspolice - Sie hoffen, dass Sie sie nie brauchen, aber Sie müssen sie für diese eine Situation von Tausenden haben.

Die Mitglieder der WPJA sind eine erfolgreiche Truppe - talentierte und anspruchsvolle Profis, die zusätzlich zu Ihren Hochzeitsfotos oft für die Top-Publikationen in aller Welt fotografieren. Es ist also keine Überraschung, dass Sie diesem Aspekt Ihres Geschäfts besondere Beachtung geschenkt haben. Und einige von ihnen haben uns einige hilfreiche Tipps gegeben.

DIE FOMR FOLGT DER FUNKTION

Abgesehen von den journalistischen Überlegungen kann Ihre Arbeit für Braut und Bräutigam in der Regel von zwei Gesichtspunkten aus betrachtet werden. Zum einen, was Sie den Brautleuten einschließlich Ihrer Dienste und der zu liefernden Produkte versprochen haben, und zum anderen, welche Rechte Sie und das Brautpaar an den Früchten Ihrer Arbeit haben. Es ist daher sinnvoll, Ihre Vereinbarung mit den Kunden ebenso zu gestalten und einen Abschnitt für jeden dieser Punkte vorzusehen.

Der WPJA-Medaillengewinner Michael Schwarz aus Atlanta verwendet eine Übereinkunft mit zwei Teilen, die er in den vergangenen Jahren weiter entwickelt hat. Der erste Teil ist ein umfassendes Dokument über das Honorar des Fotografen und darüber, was genau der Kunde kauft. Welche Dienste und Pakete, sowie die genauen Einzelheiten der Hochzeit einschließlich Datum, Zeit, Ort und in welchem Zeitraum der Fotograf arbeiten soll.

"Die Verträge sollten bezüglich der Verpflichtungen des Fotografen so genau wie möglich sein", betont Schwarz. "Er schützt den Kunden dadurch, dass alles, zu dem Sie beauftragt werden, klar beschrieben wird und es über das Dokument hinaus keine mündlichen Versprechen gibt. Er schützt außerdem den Fotografen davor, dass Kunden nachher auf den Fotografen zukommen und behaupten, dass sie Anspruch auf etwas hätten, dass sie nicht bekommen haben." Er erklärt, dass dieser Teil der Übereinkunft auch auf dem Auftrag für die spezielle Hochzeit vermerkt ist.

Der zweite Teil eines guten Vertrags ist das Kleingedruckte, wie Schwarz es nennt, nämlich die Bedingungen, die gesetzliche Fragen wie Besitzrecht und Verwendung der Fotos, Zahlungsfrist, die gesetzlichen Einschränkungen der Haftbarkeit im Falle dass Braut und Bräutigam das Gefühl haben, nicht bekommen zu haben, was sie erwartet haben, und wie mit Streitigkeiten zu verfahren ist, regeln. In seinem Fall handelt es sich dabei um eine einseitige Vorlage mit 12 Abschnitten, die er für alle Kunden verwendet.

DAS KLEINGEDRUCKTE: URHEBERRECHT UND MEHR

Die Besonderheiten einer Hochzeit, das wer, was und wann, sind eine Sache, aber die Regeln, wie die Fotos, die Sie gemacht haben, verwendet werden, stehen auf einem anderen Blatt. Und genau deshalb ist das "Kleingedruckte" eines Vertrages so wichtig.

"Meine Bedingungen stellen klar, dass ich der Inhaber der Urheberrechte an den Bildern bin, und dass ich den Kunden eine uneingeschränkte Lizenz zur Verwendung der Bilder für ihren persönlichen Gebrauch überlasse. Sie dürfen sie aber nicht verkaufen, oder ein Urheberrecht in irgendeiner Form übertragen", merkt Schwarz an. "Des Weiteren stellen sie klar, dass ich das Recht habe, die Bilder zu Selbstwerbungszwecken und für Anzeigen zu verwenden."

Jay Clendenin, WPJA-Mitglied aus Washington D.C., geht noch weiter. Seine Kunden können die Bilder standardmäflig für eigene Zwecke oder Zeitungsannoncen, sowie für nicht-kommerzielle Webseiten verwenden. Sie dürfen Sie allerdings nicht ohne seine schriftliche Genehmigung verkaufen oder veröffentlichen. Das schließt Brautmagazine, sowie die Weitergabe an Händler, die mit Hochzeiten zu tun haben, wie Blumenhändler, die Bäckerei, die die Torte gestellt hat, oder den Veranstaltungsort ein.

Er ist besonders streng bei der Verwendung für Magazine und betont, dass er seine Bilder generell nicht unentgeltlich an solche Publikationen weitergibt, da für jede Seite von Werbeträgern bezahlt wird und jede Seite beträchtliche Summen einbringt. "Braut und Bräutigam rufen vielleicht an und sagen 'Hey, dieses Magazin möchte eine Geschichte über uns machen. Können wir ihnen Ihre Bilder zeigen?' Ich würde ja sagen, aber mich vergewissern, dass sie mich kontaktieren, wenn sie sie verwenden möchten", sagt er.

WERBUNG UND SPEICHERUNG

Clendenin behält sich das Recht vor, Hochzeitsfotos für Selbstwerbezwecke einschließlich Druck und Webmaterialien, Verwendung im Portfolio und bei Fotowettbewerben wie die der WPJA zu verwenden. (Lesen Sie dazu den Begleitartikel über Fotowettbewerbe in dieser WedPix-Ausgabe.) Natürlich sind die meisten Kunden aufgeregt, wenn ihr Fotograf für ihre Hochzeit einen Preis gewinnt, und daraufhin wird das Siegerfoto veröffentlicht. Dennoch ist es eine gute Idee, diese Verwendung genau im Vertrag festzuhalten, nur um sicher zu sein, dass Sie sich grundsätzlich absichern.

Das Gleiche gilt für Bilder, die auf Karten, Bannern, Online oder in anderen Medien für Geschäftswerbung verwendet werden. Decken Sie das in dem Vertrag auf jeden Fall im Voraus ab - falls hinter der nächsten Ecke das lukrativste aller Bilder auf Sie wartet.

Clendenin unterscheidet sich jedoch insofern von einigen seiner Kollegen, dass seine Bedingungen auch beinhalten, dass er die Fotos weiter verwenden darf, was ihm die Möglichkeit gibt, mit seiner Arbeit zusätzliche Gewinne zu erzielen.

"Ich finde, jeder sollte das machen", sagt er. "Man hat nur die Energie, Hochzeiten so lange zu fotografieren, und man muss auch an die Zukunft denken. Wie gut planen Sie ihr Budget dafür?"

Clendenin erzählt, dass er für seine letzten beiden Hochzeiten 2006 anfing, Gäste zu bitten, Modelverträge zu unterschreiben, um die weitere Verwendung abzudecken. "Ich mache die Hochzeitsfotos ganz normal und manchmal gebe ich den Kunden für die Verträge etwas extra", sagt er.

VORSCHUSS, GERICHTSSTAND UND WEITERE TIPPS

Es gibt eine sehr passende Redewendung - der Teufel steckt im Detail - die sehr wahr ist. Bei einer verbindlichen Vereinbarung kann ein einzelnes Wort hier und dort für Ihre Verpflichtungen und Ihre Haftbarkeit als Fotograf einen großen Unterschied machen.

Schwarz verwendet beispielsweise für das Geld, dass er vor Vertragsunterzeichnung erhält, lieber den Begriff "Vorschuss" statt "Anzahlung". Er merkt an, dass es sich dabei um zwei unterschiedliche Dinge handelt, auch wenn Sie oft synonym verwendet werden. "Ein 'Vorschuss' ist eine nicht rückerstattbare Summe, die der Kunde an mich bezahlt, um sich meine Dienste für einen bestimmten Tag zu sichern", erklärt er, "während eine Anzahlung eine Teilzahlung für den Erwerb eines Produktes ist. Wenn Sie in der Kreditkartenindustrie eine Anzahlung akzeptieren, aber das Produkt nicht liefern, müssen Sie die Anzahlung gegebenenfalls zurückzahlen. Wenn ich die endgültige Zahlung also nicht 30 Tage vor der Hochzeit erhalte, habe ich die Möglichkeit, den Vorschuss als Vertragsstrafe einzubehalten."

Und was, wenn Sie den Kunden aus irgendeinem Grund nicht geben können, worauf sie dachten, ein Recht zu haben? Eine stichhaltige "Nichterfüllungs"-Klausel legt die Rechte des Kunden fest und schützt sie, während sie eine Einschränkung der Haftbarkeit festlegt, die beiden Seiten gerecht wird und die vom Kunden gezahlte Summe nicht übersteigt. "Ich habe dies von meinem Anwalt prüfen lassen und in den Vertrag aufgenommen, nachdem ich Horrorgeschichten über Bräute gehört hatte, die emotionale Nötigung in Summen eingeklagt hatten, die den Wert der Produkte überstiegen. Natürlich kann jeder Sie für alles verklagen."

Clendenins Vertrag legt fest, dass alle erhaltenen Zahlungen dem Kunden zurückzuzahlen sind und dieser keine weiteren Verpflichtungen hat, wenn er wegen Feuer oder anderen Unfällen, Terrorismus oder anderen Umständen, die außerhalb der Kontrolle der Beteiligten liegen, oder wegen Krankheit die Leistungen nicht erbringen und keinen professionellen Ersatz bieten kann. Dies gilt auch für den Verlust von Fotomaterial, Fehlfunktionen der Kamera, Pannen bei der Verarbeitung oder Verlusten und Beschädigungen, die nicht durch Verschulden des Fotografen entstanden sind.

Außerdem ist noch die Gerichtsbarkeit zu klären. Was, wenn Sie aus New York kommen und eine Hochzeit in Kalifornien fotografieren, nur um dann danach Probleme mit den Brautleuten zu bekommen, die die Gerichte so nicht lösen können? Sie werden im Vorfeld sicher stellen wollen, dass Sie sich nicht dem kosten- und zeitintensivem Prozess unterziehen müssen, Tausende Kilometer entfernt und unter Anwendung der Gesetze anderer Staaten vor Gericht erscheinen zu müssen. Daher enthalten die Bedingungen von Schwarz eine Schlichtungsklausel, die die lokale Gerichtsbarkeit - in seinem Fall Atlanta - im Streitfall festlegt. "Für jeden, der Hochzeiten über seine Heimatregion hinaus fotografiert, ist dies sehr wichtig", erklärt er.

KOMMUNIZIEREN SIE MIT IHREN KUNDEN

Scheuen Kunden sich vor dieser Art Bedingung? Keiner unserer Preisträger hat diese Erfahrung gemacht. "Ich führe nicht mit allen Kunden persönliche Gespräche, aber Ich bitte Sie [per Email], alle Bedingungen zu prüfen und bei Fragen anzurufen, oder eine Email zu schreiben", sagt Clendenin, dessen Übereinkunft und "Meine Geschäftsbedingungen" auf seiner Webseite zu finden sind. "Meine Kunden haben nie andere Fragen gestellt als 'was machen wir, wenn Sie krank werden, oder verhindert sind' und ich wiederhole dann, was in meinem Vertrag steht."

"Ich habe nie Widerspruch erlebt", stimmt Schwarz zu. "Ich versuche, mich mit jedem Kunden zusammen zu setzen und den Vertrag zu erklären. Darauf kommt es an - wie Sie den Vertrag präsentieren. Ich gehe die Übereinkunft durch und erkläre, dass jede der Klauseln für beide gilt."

"Man muss sich selbst schützen, aber den Kunden auch nicht abschrecken", erklärt Clendenin. "Sich selbst zu schützen, heißt auch, an die eigene Zukunft zu denken. Die Fotografie ist meine große Liebe und meine Leidenschaft, aber ich verdiene damit auch meinen Lebensunterhalt. Ich finanziere eine Hypothek und eine Familie. Wenn man sich nicht selbst schützt, bringt man sich selbst in Schwierigkeiten."

Fadi Kheir, Mitglied und Preisträger der WPJA aus New York City, hat eine einseitige Übereinkunft, die seiner Meinung nach einfach gehalten ist und daher gut für das Verhältnis zum Kunden. "Ich möchte einfach nur sicher gehen, dass ich mein Geld bekomme, und das der Kunde sich voll und ganz darauf verlassen kann, dass ich meine Verpflichtungen ihm gegenüber erfülle. Das Wichtigste an dem Vertrag ist für mich, dass er gerade heraus ist. Ich bemühe mich um einfaches Vorgehen - von dem Tag an, an dem die Kunden mich kennen lernen, bis sie ihre Bilder bekommen."

—von Michael Roney für die Wedding Photojournalist Association